Ya no utilizaremos PICO, en o antes del 20 de noviembre, todos los comerciantes deben registrarse nuevamente en SURI. Pero, ¿qué significa SURI? SURI es el acrónimo para Sistema Unificado de Rentas Internas. Esta herramienta fue creada por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico con el propósito administrar los impuestos y de una vez integrar todos los sistemas existentes que son utilizados tanto por comerciantes como individuos.
SURI unificará los sistemas de PRITAS, REFO y PICO. Con la creación de SURI, cesan el sistema de IVU donde se radicaron las planillas anteriores a agosto 2014 y PICO efectivo el 28 de octubre de 2016. En la página de SURI, el contribuyetne podrá según SURI (n.d.): 1) consultar y mantener sus cuentas contributivas en cualquier momento ya que está disponible 24/7 y 2) recibir correspondencia y notificaciones de manera electrónica.
Uno de los aspectos importantes de la implantación de SURI, es que el Departamento de Hacienda le requiere a todos los comerciantes que actualicen su Registro de Comerciante, en o antes del 20 de noviembre de 2016. La actualización el Registro de Comerciante no es voluntaria, es obligatoria y se realiza a través del portal de SURI. La fecha límite coincide con la fecha de vencimiento de la planilla del IVU que tienen que radicar los comerciantes para el mes de octubre, ya que la planilla del IVU del mes de octubre se radicará utilizando esta nueva herramienta. Si es comerciante nuevo también debe utilizar este portal para solicitar su Registro de Comerciante. El Registro de Comerciante actualizado no lo recibirá por correo, el mismo estará disponible para que pueda imprimirlo en SURI. Para acceder a su nuevo Registro de Comerciante, busque la pestaña de Cuentas, seleccione Ventas y Uso, Localidades y Tipo de Certificado. La primera vez que entre a SURI podrá acceder al certificado a través de la sección de Alertas. Es importante que coloque este nuevo Registro de Comerciante de forma visible en su localización de negocio, ya que este nuevo Registro de Comerciante sustituye al anterior.
Para comenzar el proceso de actualización debe acceder a la herramienta de SURI. Si es la primera vez que accede a SURI, debe seleccionar la alternativa de Regístrese en SURI. Al seleccionar esta alternativa, el sistema comienza a realizarle pregunta para proceder con la actualización. Si es un comerciante que está registrado en PICO, puede utilizar la información de acceso (usuario y contraseña) de PICO y SURI accederá a la información existente en PICO. Si es un comerciante no registrado en PICO, debe escribir el número de comerciante y su PIN, para proceder a actualizar la información. Si usted se ha olvidado de su PIN, puede acceder al enlace provisto y con su número de seguro social o el de la entidad puede acceder a esta información. Si tiene más de un certificado de comerciante atado a su seguro social, puede seleccionar los números de certificados de comerciante y optar por consolidarlos bajo uno solo si tienen la misma dirección física. Si realiza el proceso de consolidación por error, deberá acceder a SURI y añadir la localización, desde la pestaña (tab) de Cuentas, seleccionar Ventas y Uso, Localidades y añadir localidad.
Luego de acceder inicialmente al sistema, usted establecerá su usuario y contraseña, para estos efectos puede utilizar el que previamente utilizaba para PICO. SURI le requirirá que establezca su su negocio va a realizar exportaciones e importaciones. Además, SURI requiere que conteste cuáles método de pago utiliza en su negocio para realizar transacciones incluyendo efectivo, cheques, tarjeta de débito, tarjeta de crédito, depósito directo. Además de seleccionar los tipos de pago requerido, deberá establecer con la intensidad con las que recibe los tipos de pago seleccionados. Tiene que seleccionar: raramente, ocasionalmente o frecuente.
En el proceso de registro deberá contestar si el dinero se recibe en el punto de venta, por ejemplo, utiliza caja registradora, luego de realizar facturación electrónica o si su facturación es manual. Tiene que contestar el método de contabilidad que utiliza (pagado/recibido, acumulación u otro). Si selecciona otro, debe escribir una descripción del método. Además, debe seleccionar el tipo de sistema de contabilidad que utiliza por ejemplo, Oracle, Peachtree, Excel, si selecciona la opción de otros también debe escribir una descripción del tipo de sistema. Si es una corporación debe incluir la fecha de incorporación. Si es individuos, se le requerirá la fecha de comienzo de operaciones, si ya estaba inscrito en el sistema PICO, esta información aparecerá automáticamente. Le coresponde, entonces, incluir un estimado de su volumen de negocio y establecer si el negocio se dedicará a la venta de propiedad tangible, proveer servicio o venta de boletos.
Con relación a las direcciones, tiene que actualizar la dirección postal como la dirección física. Para ambas direcciones tiene que seleccionar la opción de validar la dirección antes de proseguir con el proceso de actuailización. Puede proseguir aún cuando la dirección no pueda ser validada, pero luego de aceptar un mensaje que aparecerá en su pantalla. Como parte del proceso de actuailización, deberá optar por recibir la comunicación a través del correo electrónico provisto o mediante correo postal. Además, para facilitar la recuperación de contraseña entre otros métodos de comunicación incluirá un número de teléfono al que pueda recibir mensajes de texto. A estos efectos, seleccionará la compañía de celular e incluirá el número de teléfono.
En el proceso de actualización, también deberá seleccionar el código NAICS, ya que el Departamento de Hacienda ha actuailizado los códigos NAICS a la versión del 2012. Tiene que seleccionar un código NAICS principal por cada localidad, pero también puede seleccionar todos los códigos NAICS necesarios para una localidad. Es importante que identifique apropiadamente la cantidad de localidades porque comenzando con la planilla del IVU para el mes de octubre, deberá reportar las ventas por localidad. En SURI se consolidaron algunos códigos NAICS, por lo que es posible que no pueda conseguir exactamente el código NAICS que tenía anteriormente en su Registro de Comerciante. Para seleccionar el Código NAICS debe utilizar el sistema de búsqueda que provee SURI. Con el propósito de facilitarle el proceso de búsqueda puede tener de referencia la página web de NAICS. Además, pueden al acceder a la página de SURI utilizar la sección de Descargas los códigos NAICS que aparecen en SURI.
Luego de actualizar la información en SURI, recibirá un correo electrónico informándole que su registro ha sido procesado y proveyendo un enlace para acceder a su primera sesión de SURI. Si cometió algún error en el proceso de actualización deberá acceder a SURI y realizar la corrección.
En el caso de los contadores o especialistas en planillas pueden actualizar el Registro de Comerciante, a nombre de sus clientes, solo para comerciantes existentes, tener privilegios de administrador en la cuenta de PICO de ese comerciante y completar el registro de comerciante desde la cuenta del contador como representante del comerciante. Los contadores deben asegurarse que también completen la actualización de su propio Registro de Comerciantes.
Referencias
Códigos NAICS. (n.d.) Departamento de Hacienda. Recuperado de https://suri.hacienda.pr.gov/_/#1
NAICS. (n.d.) NAICS Association. Recuperado de https://www.naics.com/naics-drilldown-table/
SURI. (n.d.). Departamento de Hacienda. Recuperado de https://suri.hacienda.pr.gov/
contabilidad360.wordpress.com 