Regularmente, pensamos que solamente se consideran patronos aquellas personas que son comerciantes. Básicamente, pensamos que solo las empresas o aquellos individuos que tienen negocios tienen empleados. La realidad es otra, usted podría ser un patrono y, por lo tanto, tener la obligación de radicar formularios de reportar ingresos conocidos como W-2 y la obligación de retener y pagar los impuestos de seguro social y medicare para quienes se consideran sus empleados.
¿Quién, además de los comerciantes, se considera un patrono con los requisitos de radicar W-2 y pagar contribuciones para estos empleados? Básicamente, usted se convierte en patrono si usted le pagó a algún empleado doméstico salarios en efectivo igual o mayores a $1,900 para el año 2015 ó les pagó a todos los empleados domésticos salarios en efectivo que en su totalidad fueron iguales o mayores a $1,000 durante cualquier trimestre del año 2014 o 2015. Para efectos de las cantidades pagadas, no se consideran los salarios pagados a su cónyuge, hijo menor de 21 años, padres o menores de 18 años que le hayan brindado algún servicio doméstico durante estos periodos de tiempo. Salarios en efectivo incluyen pagos en cheques, giros y moneda; pero no incluyen el valor de comidas, alojamiento, ropa ni otros artículos que usted le provea a los empleados que no sea efectivo.
Para propósitos de determinar si usted se considera como un patrono por pagos de servicios domésticos, se define trabajo doméstico como el trabajo realizado en su residencia o sus alrededores. Para propósitos de determinar si es empleado doméstico también se considera si usted le provee el equipo y materiales para realizar las labores y si es usted quien provee las instrucciones específicas de los deberes domésticos que se tienen que realizar. Algunos de los ejemplos clásicos de trabajo doméstico se presentan en la Tabla 1.
Tabla 1 – Ejemplos de trabajo doméstico
| Niñeras | Ama de llaves | Guardián |
| Personal de limpieza | Nodriza | Choferes |
| Enfermeras privadas | Jardineros | Profesionales de salud auxiliares |
Para propósitos de determinar si se considera o no un empleado doméstico el tipo de trabajo, por ejemplo, si es a tarea parcial o a tiempo completo, es irrelevante. Tampoco es relevante si contrató al individuo directamente o a través de una agencia o si le paga por hora trabajada, por semana o por una cantidad específica. Por otro lado, si alguna agencia de gobierno o cualquier otro tercero paga las contribuciones para este individuo, entonces, el individuo no es su empleado es empleado del tercero. Si la persona trabaja por cuenta propia tampoco se consideran sus empleados. Quienes trabajan por cuenta propia, regularmente, utilizan sus propias herramientas y ofrecen sus servicios al público como empresa independiente.
Si al evaluar las cantidades pagadas y las descripciones de lo que se considera un empleado doméstico usted determina que en efecto usted es un patrono tiene la obligación de radicar un formulario W-2 para cada empleado que le haya pagado en efectivo $1,900 o más durante el año, sujetos a contribuciones de seguro social y medicare. Si usted radica, aunque sea un formulario W-2 tiene la obligación de radicar el Formulario W-3 a la Administración de Seguro Social. El Formulario W-3 representa el informe de comprobantes de retención. El formulario de W-2 se radica tanto a las agencias estatales, en el caso de Puerto Rico al Departamento de Hacienda y a la Administración de Seguro Social. En el caso de las W-2 que tiene obligación de radicar al Departamento de Hacienda, debe hacerlo regularmente en o antes del 31 de enero del próximo año, junto con el Estado de Reconciliación (Formulario R-3), mediante medios electrónicos. Esta será la misma fecha límite para que le entregue el formulario de W-2 a sus empleados para que estos a su vez puedan cumplir con el requisito de radicación de planillas de contribución sobre ingresos. Además, debe radicar las mismas W-2 que radicó al Departamento de Hacienda y el Formulario W-3 a la Administración de Seguro Social. Estos los puede radicar por medios electrónicos registrándose en el portal de patronos.
Si usted se considera un patrono solamente porque tiene empleados domésticos usted tiene que radicar el Anexo H-PR en o antes de la fecha de vencimiento que regularmente es el 15 de abril. Si usted tiene la obligación de radicar el formulario 1040-PR porque usted tiene ingresos por cuenta propia, entonces, además de determinar las aportaciones al seguro social y medicare en su carácter individual debe incluir el Anexo H-PR para incluir las contribuciones al seguro social, medicare y desempleo federal para sus empleados domésticos. Los pagos se realizan a nombre de United States Treasury.
Para el año 2015, la tasa contributiva para el Seguro Social es de 6.2% que le corresponde al empleado y 6.2% que le corresponde a usted como patrono. El límite o tope de salarios sujetos al Seguro Social fue de $118,500 para el 2015 y permanecerá igual para el 2016. En el caso de la contribución al Medicare, el porciento es 1.45% para el patrono y 1.45% del empleado. En el caso de Medicare, se aplica a todos los salarios, no hay un máximo o tope de salario. Como patrono de empleados domésticos también tiene obligación de realizar aportaciones para el desempleo federal. El porciento de FUTA que debe de pagar es de 0.6%. Este porcentaje es solo responsabilidad del patrono.
Tan pronto usted se convierte en patrono, por tener empleados domésticos, necesitará un número de identificación patronal diferente a su seguro social personal. Usted puede solicitar su número de identificación personal en línea. De igual forma, es importante que verifique con las agencias estatales como el Departamento de Hacienda y el Departamento del Trabajo para confirmar si tiene otros tipos de obligaciones contributivas como retención de contribuciones estatales y desempleo estatal.
Es importante que usted como patrono reconozca y entienda que usted es la persona responsable de completar y someter las planillas de contribuciones y a su vez realizar los pagos de las contribuciones que tiene que remitir. La responsabilidad se sostiene aun cuando usted contrate a un tercero para que realice estas gestiones.
Independientemente, de su cumple o no los requisitos de convertirse en un patrono de uno o varios empleados domésticos, es importante que se asegure que las personas que contrata estén autorizadas legalmente a trabajar en Puerto Rico. Recuerde que es ilegal contratar a una persona que no está autorizada. Para estos propósitos se requiere que, si va a contratar a un empleado doméstico con regularidad, tanto usted como el empleado deben llenar el Formulario I-9 – Verificación de Elegibilidad de Empleo.
Referencias
Contribuciones sobre el Empleo de Empleados Domésticos, Anexo H-PR. Department of the Treasury Internal Revenue Service. Recuperado de https://www.irs.gov/spanish/about-anexo-hpr-formulario-1040pr
Instrucciones para el Anexo H-PR (23 de diciembre de 3015). Departament of the Treasury Internal Revenue Service. Recuperado de https://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i1040prh.pdf
contabilidad360.wordpress.com 